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Verschärfung der Anforderungen an Kassensysteme

Seit dem 01.01.2017 gelten neue Anforderungen an Kassensysteme. Die bisher gewährten Erleichterungen des BMF-Schreibens vom 09.01.1996 sind zum 31.12.2016 ausgelaufen. Ab dem 01.01.2017 sind alle "Kassendaten (Einzelaufzeichnungen)" verpflichtend elektronisch, unverdichtet und unveränderbar aufzuzeichnen und über den Aufbewahrungszeitraum jederzeit digital lesbar zu archivieren.

Ihr Ansprechpartner

Dipl.-Kfm. Mario Wallenfels
Dipl.-Kfm. Mario Wallenfels
Prüfungsleiter, Mitarbeiter Steuerabteilung
0251 - 48204-53
m.wallenfels@bpg-muenster.de

Seit dem 01.01.2017 gelten neue Anforderungen an Kassensysteme. Offene Ladenkassen, auch Schubladenkassen genannt, dürfen auch nach dem 01.01.2017 weiterhin unverändert eingesetzt werden. Die neuen Anforderungen beziehen sich auf die elektronischen Kassensysteme. Die bisher gewährten Erleichterungen gemäß dem BMF-Schreiben vom 09.01.1996 sind zum 31.12.2016 ausgelaufen. Das bedeutet, dass ab dem 01.01.2017 alle „Kassendaten (Einzelaufzeichnungen)“ verpflichtend elektronisch, unverdichtet und unveränderbar aufzuzeichnen und über den Aufbewahrungszeitraum jederzeit digital lesbar zu archivieren sind. Aus diesem Grund ist es wichtig, die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu kennen und rechtssicher anzuwenden.

Es ist zu beachten, dass alle Geldbewegungen in die Kasse und aus der Kasse heraus aufzuzeichnen sind. Die zugehörigen Belege sind alle zwingend aufzubewahren. Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein sowie gegen nicht nachvollziehbare Änderungen geschützt werden.

Einnahmen, die aus EX-Cash-, Lastschrift- oder Kreditkartenumsätzen mit der Registrierkasse erfasst und gespeichert werden, müssen als solche erkennbar bleiben.

Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Geräte sind zu protokollieren und diese Protokolle aufzubewahren. Darüber hinaus sind die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere somit die Bedienungsanleitung, die Programmierung des Geräts aufzubewahren.

Bei Kassenschluss sind geschäftstäglich Ausdrucke bei teilmanueller Kassenführung in Form von Z-Bons bzw. bei vollelektronischer Führung in der Art zu erstellen, dass die Tagesumsätze, die Geschäftsausgaben und sonstigen Geldbewegungen (Geldtransfer, Einlagen und Entnahmen) ersichtlich sind. Insbesondere müssen die unbaren Vorgänge (EC, Lastschrift, Kreditkarte etc.) getrennt dargestellt werden.

Der Z-Bon muss zwingend mindestens folgende Punkte enthalten:

  • Datum des Ausdrucks
  • Unternehmensname bzw. Firma
  • Lfd. Z-Bon-Nummer
  • Brutto-Tageseinnahme
  • Stornierungen
  • Angaben zur Trennung der Entgelte (i.d.R. 7 % und 19 %)

Die Speicherung der Kassendaten muss gewährleistet sein. Insbesondere muss die jederzeitige Ausgabe der gespeicherten Daten für Prüfungen in einem bestimmten Datenformat sichergestellt sein.

Bei der Aufbewahrung digitaler Unterlagen für die Registrierkassen gelten die gleichen rechtlichen Vorgaben und Grundsätze wie für die übrige Buchführung. Das heißt, es müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten einschließlich mit der Kasse ggf. erzeugter Rechnungen unveränderbar und vollständig digital aufbewahrt werden. Eine Speicherung in verdichteter Form ist nicht zulässig. Die Daten müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Es ist nicht ausreichend, wenn die Daten nur in ausgedruckter Form vorliegen.

Der Aufbewahrungspflicht unterliegen insbesondere:

  • Journaldaten
  • Auswertungsdaten
  • Programmierdaten
  • Stammdaten-Änderungsdaten

Sollte eine Aufbewahrung nicht innerhalb des Gerätes möglich sein, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar extern gespeichert werden. Kommt ein Archivsystem zum Einsatz, muss dieses die gleichen Auswertungen wie die Kasse zur Verfügung stellen.

 

Ausblick

Seit Juli 2016 liegt ein Gesetzesentwurf vor, der zum 01.01.2020 weitere Verschärfungen vorsieht. So sollen elektronische Aufzeichnungssysteme ab dem 01.01.2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen müssen. Die technischen Anforderungen an dieses Sicherheitssystem müssen erst noch definiert werden, d.h. es gibt derzeit noch keine Kassensysteme, die die Anforderungen des geplanten Zertifizierungsverfahrens erfüllen.

Unternehmer, die sich auf Grund der Verschärfung zum 01.01.2017 eine neue Kasse angeschafft haben, die bauartbedingt jedoch  nicht mit der zum 01.01.2020 verpflichtend erforderlichen zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung aufrüstbar seins sollte, können diese Kasse bis zum 31. Dezember 2022 nutzen.

Ihr Ansprechpartner

Dipl.-Kfm. Mario Wallenfels
Dipl.-Kfm. Mario Wallenfels
Prüfungsleiter, Mitarbeiter Steuerabteilung
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