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Dienstplangestaltung in der Altenhilfe – Wirtschaftlichkeit und Mitarbeiterzufriedenheit in Einklang bringen

Grundsätzlich sind drei Planungsschritte zu befolgen, um einen "schlüsselgerechten" Dienstplan zu erstellen., welcher wirtschaftliche Interessen , Bewohnerbedürfnisse und Mitarbeiterinteressen dauerhaft vereint.

Ihr Ansprechpartner

Dipl.-Kfm. Andreas Kamp
Dipl.-Kfm. Andreas Kamp
Geschäftsführer der
BPG Unternehmensberatungsgesellschaft

0251 - 41832-0
a.kamp@bpg-muenster.de

 

Der Dienstplan ist ein unverzichtbares Planungs- und Führungsinstrument. Er gewährleistet, dass stets  ausreichend Mitarbeiter (in Quantität und Qualität) in der Einrichtung für die Pflege und Betreuung der Bewohner bereitstehen. Zudem gibt er sowohl Mitarbeitern als auch Führungskräften die Möglichkeit, die Arbeit dauerhaft zu planen und zu steuern. Dabei besteht die wesentliche Herausforderung darin, einen „schlüsselgerechten“ Dienstplan zu erstellen, welcher die wirtschaftlichen Interessen der Einrichtung mit den Erfordernissen des Pflegebetriebes, den Bedürfnissen der Bewohner und den Interessen der Mitarbeiter dauerhaft vereint. Im Hinblick auf die optimale Dienstplangestaltung im Bereich der Altenhilfe müssen folgende Einflussgrößen berücksichtigt werden:

  • MDK und Heimaufsicht (Personalschlüssel, Fachkraftquote)
  • Geschäftsführung und Controlling (Wirtschaftlichkeit, Vermeidung von Überstunden)
  • Bewohner und Angehörige (Sicherstellung der Pflege und Betreuung, Qualität)
  • Mitarbeiter (Planbare Freizeit, Gerechtigkeit, Mitarbeiterzufriedenheit)

 

Die Dienstplangestaltung lässt sich grundsätzlich in drei Planungsschritte gliedern:

  • Analyse des Tagesablaufs
  • Aufstellung des Rahmendienstplanes und Budgetierung
  • Erarbeitung eines konkreten Soll-Dienstplanes

 

I. Analyse des Tagesablaufs

Als erstes sind die gegebenen einrichtungsindividuellen Rahmenbedingungen zu betrachten. Denn es gibt nicht „den perfekten Dienstplan“, was bedeutet, dass sich jeder Dienstplan individuell an den Voraussetzungen und Erfordernissen der jeweiligen Einrichtung orientieren muss. Bevor also eine Optimierung der Dienstplangestaltung erfolgen kann, müssen bestehende Prozessabläufe (Bedarf, Leistung und Personaleinsatz) erfasst, analysiert und gleichermaßen kritisch hinterfragt werden. Nur so lassen sich alle fachlichen Anforderungen ermitteln sowie konkrete Schwachstellen aufdecken.

 

II. Aufstellung des Rahmendienstplanes und Budgetierung

Abgestimmt auf die zuvor ermittelte Ist-Situation (Feststellung eines „typischen“ Tagesablaufes) erfolgt nun die Erstellung eines Standard-Rahmendienstplanes. Dieser wird bedarfsorientiert nach dem Konzept der Einrichtung aufgestellt und bildet den verbindlichen Rahmen für die künftige Ist-Dienstplanung. So bildet der Rahmendienstplan eine langfristig bestehende Vorlage, welche die allgemeinen Kriterien des Personaleinsatzes (Nettoarbeitszeit) abbildet und sich anschließend in eine konkrete Personaleinsatzplanung für einen bestimmten Zeitraum (z.B. 4 Wochen) überführen lässt. Dabei empfiehlt die BPG die Steuerung des Personaleinsatzes auf Basis der Nettoarbeitszeit. Denn nur bei im Vorfeld gleichmäßig geplanter „Nettoanwesenheit“ bietet die Personalmenge ausreichend Reserve für schwankende Abwesenheit. Der Rahmendienstplan bildet immer die „Normalität“ des Tagesablaufes ab und definiert die Mindestbesetzungen. Das bedeutet, dass dieser bei situativen Auslastungsveränderungen nicht angepasst wird.

Im Anschluss an die Erstellung eines verbindlichen Rahmendienstplanes erfolgt die Budgetierung. Aus den Vorgaben zu den Pflegestufen (Personalschlüssel), der Bewohneranzahl sowie den verfügbaren Vollkräften werden die zur Verfügung stehenden Budgetstunden ermittelt. Diese werden nun mit der Personalbesetzung nach Vorgaben des Personalbedarfs laut Rahmendienstplan abgeglichen, so dass Abweichungen von Budget und Kosten ersichtlich werden.  

 

III. Erarbeitung eines konkreten Soll-Dienstplanes

Die Soll-Dienstplanung stellt eine Verknüpfung von Rahmendienstplan und Personalbestand dar. So wird das vorhandene Personal sowohl gemäß den vertraglichen Rahmenbedingungen (Arbeitsverträge) als auch innerhalb der Vorgaben des Rahmendienstplanes eingesetzt. Hinsichtlich der konkreten Personaleinsatzplanung sind weitere planbare Abwesenheitszeiten zu berücksichtigen, wie z.B. die Berücksichtigung von angemeldeten Urlaubsansprüchen, Koordination der Urlaubsvertretungen, Abbau von Überstunden sowie der Teilnahme an Fortbildungen. Dabei ist die Erstellung eines 4-Wochen-Dienstplanes anstatt eines Monatsplanes vorzuziehen. Denn so kann konstant über 28 Tage und 4 Wochenenden hinweg geplant werden. Monatliche Schwankungen der Anzahl der Tage haben somit keinen Einfluss auf die Soll-Arbeitszeit. Weiterhin wird die Kontrolle turnusmäßig freier Tage erleichtert, was den Mitarbeitern eine vorausschauende Planung der Freizeit- und Urlaubsgestaltung ermöglicht.

Nur mithilfe einer ganzheitlichen Betrachtung der Dienstplangestaltung lassen sich auf lange Sicht gesehen die Personalkosten senken. Wichtig ist, dass nicht nur die wirtschaftliche Seite betrachtet wird, sondern stets eine mitarbeiterorientierte Dienstplanung angestrebt wird. So steht außer Frage, dass qualifiziertes und motiviertes Personal die wichtigste Ressource im Bereich der Altenpflege darstellt und nur die gelungene Balance von Arbeit und Freizeit Ihre Mitarbeiter zufrieden sowie leistungsfähig arbeiten lässt.

Die BPG Unternehmensberatung unterstützt Sie gerne mit ihrem Fachwissen und vielen Erfahrungswerten hinsichtlich der optimalen Dienstplangestaltung. Dabei kann gemeinsam mit Ihnen eine effiziente Steuerung des Personaleinsatzes erreicht und gleichzeitig bisher ungenutzte Potentiale Ihrer Einrichtung geweckt werden. Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne als Ansprechpartner zur Seite.

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