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Verfügung der OFD Niedersachsen: Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier- oder digitaler Form

Die OFD Niedersachen hat mit einer Verfügung zum Thema "Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier- oder digitaler Form" umfangreich Stellung genommen und wichtige Hinweise gegeben, welche Kosten in welcher Höhe bei der Rückstellungsbildung berücksichtigt werden dürfen.

Ihr Ansprechpartner

Dipl.-Kfm. Mario Wallenfels
Dipl.-Kfm. Mario Wallenfels
Prüfungsleiter, Mitarbeiter Steuerabteilung
0251 - 48204-53
m.wallenfels@bpg-muenster.de

 

Die OFD Niedersachsen hat mit einer Verfügung von 05.10.2015 (S 2137-106-St 221/ St 222) zum Thema „Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen in Papier- oder digitaler Form“ umfangreich Stellung genommen. Die Verfügung enthält für die Bilanzierungspraktiker wichtige Hinweise, welche Kosten in welcher Höhe bei der Rückstellungsbildung berücksichtigt werden dürfen, deren Inhalt wir im Folgenden vorstellen werden.

Ansatz der Rückstellung

Für die Aufbewahrung für Geschäftsunterlagen besteht die Pflicht, eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Die Passivierungspflicht der Rückstellung besteht sowohl in der Handels-, als auch in der Steuerbilanz (§ 257 HGB, § 147 AO, sowie Einzelsteuergesetze). Bei der Rückstellungsbildung ist zu berücksichtigen, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflicht für die einzelnen Unterlagen noch besteht (H 6.11 Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen EStH 2014).

Insbesondere Jahresabschlüsse mit allen dazugehörigen Unterlagen, Buchungsbelegen (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i.V.m. Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 1 und 4 i.V.m. Abs. 3 AO) und Ein- und Ausgangsrechnungen (§ 14b UStG) sind zehn Jahre lang aufzubewahren. Sechs Jahre werden Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind (§ 257 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i.V.m. Abs. 4 HGB, § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 i.V.m. Abs. 3 AO) aufbewahrt. Für eine längere „freiwillige“ Aufbewahrung können keine Rückstellungen gebildet werden, da keine rechtliche Verpflichtung besteht.

Bewertung der Rückstellung

Die berücksichtigungsfähigen Kosten sind in Höhe des voraussichtlichen Erfüllungsbetrags zu passivieren. Nach § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG sind die Einzelkosten und die angemessenen Teile der notwendigen Gemeinkosten anzusetzen. Konkret bedeutet dies in diesem Fall:

  • Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten). Die Kosten für die fortlaufende Archivierung im laufenden Voranmeldungszeitraum bis zum Bilanzstichtag sind nicht einzubeziehen.
  • Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom) für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen. Soweit im Zusammenhang mit der digitalen Speicherung noch ein Raumbedarf besteht (z.B. für einen anteiligen PC-Arbeitsplatz, bei größeren Betrieben für einen (anteiligen) Server oder für Lagerungszwecke), dürfte bei kleineren und mittleren Betrieben nur noch ein geringer Platzbedarf bestehen, der entsprechend auch nur anteilig zu berücksichtigen ist.
  • Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben (Es kann wohl davon ausgegangen werden, dass die Archivierung weiterhin mit den vorhandenen Regalsystemen erfolgt).
  • Anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume (BFH-Urteil vom 11.10.2012, I R 66/11, BStBl. II 2013, 676).
  • Der Zinsanteil aus Leasingraten (z.B. für die oben genannten technischen Geräte oder für Archivräume), wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist (Folge aus dem BFH-Urteil vom 11.10.2012, I R 66/11, BStBl. II 2013, 676).

Nicht anzusetzen sind:

  • die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern (§ 5 Abs. 4b Satz 1 EStG),
  • die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist und
  • die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

Für die Berechnung der Rückstellung können gemäß der o.g. Verfügung grundsätzlich zwei Methoden angewendet werden:

  1. Möglichkeit: Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.
  2. Möglichkeit: Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten werden mit dem Faktor 5,5 multiplizieren. Dabei ist eine Unterscheidung zwischen einer Frist von zehn und sechs Jahren aus Vereinfachungsgründen nicht zu machen. Die beim Einscannen anfallenden Aufwendungen werden nicht multipliziert, da diese nur einmal anfallen.

Rückstellungen für die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen werden in der Steuerbilanz nicht abgezinst. (Hinweis: In der Handelsbilanz wird dagegen mit einen durchschnittlichen Marktzins der vergangenen 7 Geschäftsjahre abgezinst (§ 253 Abs. 2 Satz 1 HGB). Zukünftige Preis- und Kostensteigerungen sind zu berücksichtigen. Dadurch entstehen latente Steuern.) Der Ansatz in der Steuerbilanz findet maximal in Höhe des zulässigen Ansatzes der Handelsbilanz statt (R 6.11 EStR 2012, bestätigt durch BFH vom 11.10.2012 – I R 66/11). Änderungen der Rechtsprechung sind in allen offen Fällen anzuwenden und etwaige Bilanzberichtigungen sind im ersten noch nicht bestandskräftigen  Veranlagungszeitraum möglich (Beschluss vom 31.01.2013 – GrS 1/10, BStBl. II 2013 S. 317).

In der Verfügung dargestellte Beispiele

1. Beispiel:

Das Einzelunternehmen X bewahrt seine Geschäftsunterlagen in digitaler Form am Arbeitsplatz des Büromitarbeiters auf. Zusätzlich wird eine Datensicherungs-DVD in einem Büroschrank verwahrt:

  • AfA und Unterhaltskosten für den PC-Arbeitsplatz (anteilige Raumkosten für 2 m² zzgl. anteilige AfA PC-Arbeitsplatz jährlich): 600,00 €,
  • (anteilige) AfA für den Büroschrank (jährlich): 100,00 €,
  • Kosten für die Datensicherung (einmalig): 5,00 €.

Die Rückstellung kann wie folgt berechnet werden:

Anteilige Sachkosten für den PC-Arbeitsplatz

   600,00 €

AfA für den Büroschrank

 + 100,00 €

Jährlich anfallende rückstellungsfähige Kosten

 = 700,00 €

x 5,5

 = 3.850,00 €

Kosten für die Datensicherung (einmalig)

 + 5,00 €

Rückstellungsbetrag

 = 3.855,00 €

 

2. Beispiel:

Das Einzelunternehmen X bewahrt seine Geschäftsunterlagen in Papierform in einem Nebenraum seines Betriebsgebäudes mit einer Größe von 10 m² auf.

Nach dem Bilanzstichtag ist mit folgenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von (vorhandenen) Geschäftsunterlagen zu rechnen:

  •  Anteilige AfA und Unterhaltskosten für den Nebenraum (10 m², jährlich): 800,00 €,
  •  AfA für Einrichtungsgegenstände (jährlich): 300,00 €,
  •  Kosten der Soft- und Hardware für die Lesbarmachung der Daten: 200,00 €,
  •  Kosten für die Datensicherung (einmalig): 100,00 €.

Die Rückstellung kann wie folgt berechnet werden:

Anteilige AfA und Unterhaltungskosten für den Nebenraum           

 800,00 €

AfA für Einrichtungsgegenstände

+ 300,00 €

Kosten für die Hard- und Software zu Lesbarmachung der Daten

+ 200,00 €

Jährlich anfallende rückstellungsfähige Kosten

= 1.300,00€

x 5,5

= 7.150,00 €

Kosten der Datensicherung

+ 100,00 €

Rückstellungsbetrag:

= 7.250,00 €

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